Notion, Obsidian und Claude: Aus Versehen der beste Workflow

Es ist mir schier unheimlich, welchen Dopaminausstoß das Ausprobieren neuer Produktivitätstools bei mir verursacht. Ich weiß noch nicht einmal, was genau es auslöst: der Reiz des Neuen? Die Entdeckungslust? Der Wunsch, Probleme einfach mit einem schicken neuen Abo zu überkleben? Was es auch immer ist, in gängigen Reddit Subs wäre die Diagnose eindeutig: Ich habe "Shiny New Things Syndrom".

Jedenfalls erinnere ich mich noch lebhaft daran, wie das "neue", "hippe", "unbekannte" Notion damals meine Aufmerksamkeit erregt hat. Sein UI war so gnadenlos reduziert und aufgeräumt. Regelrecht rebellisch im Vergleich zu den eher technokratisch anmutenden Alternativen wie Monday oder ClickUp, hipper als Jira oder Trello und nicht so langweilig wie Asana.

Bei der Gründung von Finstep führte ich Notion erstmals firmenweit ein. Bis zum Verkauf leistete es uns überwiegend gute Dienste. Nach einigen Monaten Abstinenz stoßen meine aktuellen Workflows an ihre Grenzen. Es ist Zeit, meinem alten Tool-Freund mal wieder einen Besuch abzustatten.

Meine Werkbank

Nach dem Verkauf von Finstep war ich eigentlich erst einmal froh, keinen Bedarf für Tools zu haben. Dann begann die Freude am Schreiben und mit ihr der Drang, das richtige Tool dafür zu finden. Neu sollte es für mich sein und so reduziert, dass es meinem Wunsch nach einem beruhigten Nervensystem entsprach. In Foren stieß ich immer wieder auf Obsidian. Die schlichte, fast schon Terminal-hafte Oberfläche, das mysteriöse Lila des Logos weckten mein Interesse, der Open-Source Ansatz und freie Hosting-Wahl erfüllten meinen Freiheitsdrang und besiegelten somit das Geschäft.

Zunächst nutzte ich es als simple Schreib-Oberfläche. Ich lernte es sehr zu schätzen, dass die eigentlichen Inhalte nicht im Tool lagen, sondern als normale Dateien auf meinem Rechner. Das ermöglichte es mir später, Claude Code direkt darauf zugreifen lassen zu können. Ich lernte, ein AI-Brain dort anzulegen: eine Sammlung von Arbeitsanweisungen, die kunden- und projektbezogene Richtlinien und Hinweise für meine AI-Agenten liefert. So entdeckte ich neben dem händischen Schreiben die Kombination aus Obsidian und Claude Code als eine sehr wertvolle Werkbank für meine Projekte.

Die meisten meiner Arbeits-Sessions beginnen mittlerweile von der Claude Code Desktop-Anwendung aus mit Prompts wie diesem:

Ich möchte die Grundlage für Projekt XY schaffen. Lies dir die Kundenordner von YZ durch. Nachdem du sie dir durchgelesen hast, machen wir einen Plan für diese Session. Ziel dieser Session ist es, [...]. Zuerst informierst du dich, dann planen wir gemeinsam, wie wir zu dem Ziel kommen. Sobald wir confident genug sind (meine Freigabe), setzen wir um. Hast du das Vorgehen verstanden und bist einverstanden? Frage nach, bis du 95% Confidence hast.

Alle Fortschritte fließen ohne Copy+Paste direkt in meine Dateien, ich wahre eine saubere Struktur, kann auf alles auch unterwegs vom iPhone oder iPad zugreifen und händisch daran weiter arbeiten.

Zur Kollaboration mit anderen ist dieses Setup allerdings nicht geeignet, Obsidian bietet keine einfache Möglichkeit, Dateien in Echtzeit mit anderen zu bearbeiten. Synchronisierungsfehler können weitreichende Folgen haben. Deshalb setze ich zu Testzwecken nach einigen Monaten Abstinenz mal wieder einen frischen Notion Workspace auf.

Erfahrungen mit der Rückkehr zu Notion

Notion begrüßt mich auf den ersten Blick gewohnt wie immer, wenn auch "voller". Ich brauche ein paar Momente, um mich zurecht zu finden. Als zunächst kostenfreier Nutzer muss man an jeder Ecke Werbung für die kostenpflichtigen AI-Tools weg klicken; als Erstnutzer hätte ich mich erschlagen gefühlt.

Ich möchte die reale Nutzung testen und plane deshalb, den Workspace mit einem Projekt zu befüllen, an dem ich tatsächlich gerade mit Erika arbeite: dem Kreativ-Atelier "3rd Place". Gleichzeitig habe ich Sorge, dass ich meine Workflows, die eingespielte Zusammenarbeit mit Claude Code nicht auf Notion repliziert bekomme und entscheide mich zunächst dafür, ein Duplikat zu übertragen.

Mir graut es davor, jede Datei einzeln durch die Import-Funktion zu schleusen oder die Inhalte per Copy-Paste händisch zu übertragen. Deshalb gehe ich dem offiziellen Notion Konnektor von Claude nach, von dem ich mal gehört habe, ohne mich weiter damit zu beschäftigen. Tatsächlich verspricht Claude, direkt darüber Dateien und Datenbanken in Notion lesen, bearbeiten und neue erstellen zu können.

Das Setup ist denkbar einfach, nach ein paar Klicks in der Claude Code Desktop App (und ein paar zu ignorierender Fehlermeldungen) ist die Verbindung eingerichtet. Nach einem simplen Prompt, der meine Absichten beinhaltet und die Aufforderung, die Inhalte sinnvoll zu übertragen, sehe ich dem Notion Workspace zu, wie er sich Stück für Stück füllt.

Der Notion Konnektor von Claude Code sollte mir nur dabei helfen, komfortabel den Workspace mit Dateien aus Obsidian zu befüllen. Während nun Claude ohne weitere Prompts Dateipfade anlegt, eine Richtlinie zur Zusammenarbeit zwischen Erika und mir erstellt, ToDos und Next steps aus den einzelnen Dateien sammelt und in einer zentralen Ansicht darstellt, stelle ich überraschend fest, einen Workflow zu sehen, den ich vorher noch nicht bedacht habe: was ist, wenn Claude kein stumpfes Übertragungstool ist, sondern die Schnittstelle zwischen meinen Gedanken zu meinen Kunden mitdenkt?

Kein Duplikat, sondern eine Erweiterung

Anstatt Notion als Ersatz für meine bisherige Arbeitsumgebung zu testen, hat sich für mich durch diesen Moment eine Arbeitsweise ergeben, die sowohl Notion als auch mein bisheriges Setup mit Obsidian+Claude beinhaltet.

Meine persönliche Werkbank ist weiterhin Obsidian. Dort kann ich meine eingespielten Workflows weiter durchführen. Eigens programmiertes Skripte fügen sich darin ein und ermöglichen mir individuelle Arbeitsweisen. Ich habe mich daran gewöhnt, direkt aus Claude heraus zu arbeiten. Kurz: meine Arbeitsproduktivität hat sich in diesem Setup merklich gesteigert und ich möchte sie nicht aufgeben.

Wenn ich jetzt allerdings mit einem Projektfortschritt/Output zufrieden bin, dann übertrage ich ihn per Konnektor mit einem einfachen prompt zu Notion. Eben nicht als reine Übertragungshilfe: Claude versteht auch dort die Datei- und Ordnerstruktur, kann für Ordnung sorgen und bei Bedarf Inhalte anpassen, damit sie in der geteilten Umgebung besser ihren Zweck erfüllen. Alle Dateien auf Notion können dann auch von anderen eingesehen, bearbeitet oder mit Kommentaren versehen werden.

Ich kann mich dann entscheiden, direkt in Notion weiterzuarbeiten oder für intensivere Arbeitsschritte wieder meine Obsidian-Umgebung zu verwenden. Auch das funktioniert wieder über den Notion Konnektor. Claude überprüft, ob Änderungen an den Dokumenten vorgenommen wurden und bestückt meinen Obsidian-Arbeitsbereich mit diesen Informationen. Dort füge ich dann vielleicht noch weitere Überlegungen, Notizen, Voice-Memos hinzu und erarbeite neue Arbeitsergebnisse.

Was noch fehlt

Ich habe diesen Workflows jetzt schon bei verschiedenen Beratungsprojekten getestet. Bislang bin ich sehr zufrieden, auch wenn ich mir über ein paar Schwächen im Klaren bin.

Zunächst einmal bemerke ich bei diesem Experiment eine gewisse Voreingenommenheit, was den Wechsel von Obsidian und Claude anbelangt. Ich habe mich bei privaten Projekten so sehr daran gewöhnt, dass ich sie vielleicht auch deshalb nicht aus dem Workflow gestrichen habe.
Es kann möglich sein, dass ich Notion nicht mit seinem vollen Potenzial berücksichtige. Die AI-Funktionen, die Notion mitbringt, habe ich zum Beispiel noch gar nicht in der Tiefe ausprobiert, obwohl diese Vorteile zu haben scheinen. Die Möglichkeit, innerhalb Notion zwischen gängigen AI-Modellen verschiedener Anbieter wechseln zu können und anscheinend großzügige Usage-Limits können starke Argumente sein.

Außerdem habe ich es noch nicht ausreichend auf die Probe gestellt, wie gut der Datenrückfluss aus Notion zu Obsidian funktioniert, wenn andere Projektmitglieder die geteilten Dateien im Notion Workspace bearbeitet haben. Die Synchronisierung der Systeme läuft händisch, die Gefahr ist groß, unterschiedliche Dateistände zu haben. Dazu kommt, dass die Teilen-Funktion von Notion nicht optimal ist. Wenn ich von Notion Dateien mit Personen außerhalb meiner Organisation teile (was bei meinen Beratungsprojekten häufig der Fall ist), dann tauchen diese nicht im Arbeitsbereich des Empfängers auf, sondern in einem gesonderten. Er muss explizit für diese Dateien dann den Arbeitsbereich umschalten, was keine gute Produkterfahrung ist.

Insgesamt ist es immer wünschenswert, möglichst wenige Tools zu verwenden; jede Schnittstelle führt zu Reibungen und Fehlerpotenzial. Aktuell sehe ich den Effizienzgewinn, werde die Möglichkeiten aber noch weiter ausloten. Vielleicht mit noch mehr zufälligen Entdeckungen.